En los últimos años, la administración electrónica ha transformado la forma en que las comunidades de propietarios se relacionan con las Administraciones Públicas. En este contexto, el certificado digital se ha convertido en una herramienta esencial para facilitar una gestión más ágil, segura y eficiente.
¿Qué es el certificado digital?
El certificado digital es un documento electrónico que permite identificar a una persona física o jurídica de forma segura en internet, y firmar documentos con la misma validez legal que una firma manuscrita.
En el caso de las comunidades de propietarios, el certificado digital se utiliza para realizar gestiones electrónicas ante organismos públicos como la Agencia Tributaria, la Seguridad Social, los ayuntamientos o la Dirección General de Tráfico, entre otros.
¿Es obligatorio que una comunidad tenga certificado digital?
Sí, desde 2016 es obligatorio que las comunidades de propietarios dispongan de certificado digital, en tanto que tienen la consideración de entidades sin personalidad jurídica (según el artículo 14.2 de la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas).
Esto les obliga a relacionarse exclusivamente por medios electrónicos con la Administración.
¿Para qué sirve el certificado digital en una comunidad?
Algunos ejemplos prácticos del uso del certificado digital son:
- Recepción de notificaciones electrónicas (por ejemplo, de la Agencia Tributaria o del ayuntamiento).
- Presentación de declaraciones censales (modelo 036/037).
- Solicitud de certificados de estar al corriente de pagos.
- Tramitación de ayudas o subvenciones.
- Consulta y gestión de multas o sanciones relacionadas con inmuebles de la comunidad.
- Presentación de recursos o alegaciones.
¿Quién puede solicitarlo?
El certificado digital debe ser solicitado por el presidente de la comunidad de propietarios, como representante legal de la misma. Para ello, es necesario:
- Que la comunidad tenga asignado un NIF propio.
- Que se acuerde en junta autorizar al presidente a solicitar el certificado.
- Aportar el acta de nombramiento del presidente, firmada y sellada.
- Acreditar la representación y aportar la documentación correspondiente.
¿Dónde se obtiene?
El certificado puede solicitarse a través de diversas entidades certificadoras, como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). El procedimiento es generalmente el siguiente:
- Solicitud del certificado a través de la página web de la FNMT.
- Acreditación presencial de la identidad del presidente en una oficina de registro (como Hacienda o la Seguridad Social).
- Descarga del certificado digital en el ordenador autorizado.
También existe la opción de obtener un certificado en la nube, lo que permite acceder desde distintos dispositivos sin necesidad de instalarlo localmente.
¿Puede gestionarlo el administrador de fincas?
Sí. Aunque el certificado debe estar a nombre del presidente, el administrador de fincas puede gestionar el proceso en nombre de la comunidad, siempre que esté debidamente autorizado mediante un poder o acuerdo de junta.
Además, el administrador puede ser designado como apoderado a través del sistema apud acta, lo que le permite actuar electrónicamente en nombre de la comunidad ante la administración.
Conclusión
El certificado digital ya no es una opción, sino una obligación legal y una necesidad práctica para cualquier comunidad de propietarios. Contar con él permite cumplir con la normativa vigente, ahorrar tiempo y evitar sanciones. Desde nuestra administración de fincas, asesoramos y gestionamos todo el proceso para que tu comunidad esté al día y conectada con la Administración.
